L’Email è strumento business e veicolo di contagio
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Capitolo 5 di 5 dell' ebook Digiway sul tema:
"L’Email è strumento business e veicolo di contagio"


L'ebook completo sarà pubblicato in seguito al Webinar del 13 Aprile 2022

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Email archive - Norme e buona pratica



Anche se molti non ne sono consapevoli, l’archiviazione è anzitutto un obbligo di legge.
Sono numerose le normative che regolano l’archiviazione della corrispondenza aziendale via email; primo fra tutte il codice civile (art. 2214) che impone la conservazione dei messaggi di posta elettronica a rilevanza giuridica e commerciale per 10 anni, tramite appositi processi e strumenti che garantiscano qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità del dato come previsto dalle linee guida AGID. In linea di massima, il 90% delle email è di natura non strettamente giuridica e non impegna il Titolare del trattamento secondo la ratio del Codice Civile, ma è fortemente consigliato conservare tutte le email inviate e ricevute, delle quali l’azienda è proprietaria e responsabile. Infatti la casella di posta dovrebbe essere dedicata a un esclusivo uso aziendale; questo conferisce all’azienda il diritto di “controllarla”, ma anche il dovere di gestirla rispettando la normativa, poiché la responsabilità ricade sulla direzione aziendale stessa.
In materia di gestione e archiviazione della posta elettronica, il primo passo importante da compiere è emanare un apposito regolamento aziendale, come specificato in Gazzetta Ufficiale n. 58 del 10 marzo 2007 che indichi al dipendente se l’utilizzo della propria mailbox è esclusivamente di natura lavorativa o promiscuo; in caso di regolamento assente, si dà per scontato che il suo utilizzo sia promiscuo e quindi il datore di lavoro non ha alcun diritto di conservazione.

Dando per certo che tale regolamento sia in atto, l’azienda è proprietaria della casella di posta e ha pertanto diritto ad accedere ad essa in qualsiasi momento, in presenza o meno del relativo proprietario.

Archiviare la posta elettronica, si configura anche come una buona pratica aziendale che ha lo scopo di conservare il contenuto delle comunicazioni scambiate via email e consentirne il recupero istantaneo, anche in caso di assenza del legittimo proprietario. Le email sono infatti il contenitore del know how aziendale e, pertanto, dotarsi di un sistema di archiviazione significa fornire alla memoria aziendale una parte importante delle risorse necessarie alla quotidiana operatività e tutelarsi in caso di controversie giuridiche.

Tutte queste necessità assumono ulteriore rilevanza nel momento in cui si parla di Posta Elettronica Certificata.

Nata nel 2005, la PEC si configura come un messaggio di posta elettronica avanzata che si differenzia da quelli elettronici ordinari poiché permette al mittente di associare al messaggio la “prova legale” della sua spedizione e della sua ricezione da parte del destinatario.
Concretamente, la corretta gestione dello strumento permette di soddisfare le caratteristiche di:

Ø        
       provenienza certa
Ø        
       gestore terzo e qualificato
Ø        
       processo certificato e qualificato secondo le regole tecniche in concreto applicabili
Ø        
       sistema documentale conforme.
Dal punto di vista normativo, essendo i messaggi PEC dei documenti informatici, l’art. 43 del Codice dell’amministrazione Digitale (CAD) dispone che la conservazione degli stessi debba essere eseguita nella modalità digitale secondo le regole tecniche in materia di sistema di conservazione e, quindi:

Ø        
       identificabilità certa del soggetto che ha creato il documento
Ø        
       integrità del documento (attraverso l’apposizione della marca temporale)
Ø        
       leggibilità e agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari rispetto delle misure di sicurezza.
Per maggiori informazioni sulle soluzioni di Email Archive siamo a vostra disposizione per posta elettronica all’indirizzo  
commerciale@digiway.it o via web a questo indirizzo.

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commerciale@digiway.it.

11/4/2022
Vittorio Orefice

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