La firma della tua email può fare molto per la tua azienda.
  • PREMESSA
    La firma in fondo
    all'email è sia un atto di marketing che un gesto di cortesia e un dovere di conformità.  Analizzata bene, potrà anche essere un buon risparmio e un fattore di brand awareness.
  • REQUISITO
    I messaggi tra colleghi necessitano
    solo di una breve firma che menzioni il mittente. I messaggi che lasciano l'azienda devono essere (per leggi e regolamenti)  costruiti con dati accurati e aggiornati. Tuttavia, se chiediamo agli utenti di mantenere la propria firma in linea con le caratteristiche di cui sopra, aggiornandola ad ogni variazione, su tutti i possibili dispositivi che utilizzano per inviare le email creeremo loro un grosso problema.
  • SOLUZIONE
    La nostra stazione di finitura della firma estrae
    i dati aggiornati dall'elenco aziendale. Quindi non abbiamo alcun problema se l'utente ha modificato uno dei suoi dati, ad esempio l'ubicazione dell'azienda. Tale tecnica risparmia larghezza di banda e spazio nello storage. Il nostro modesto ma potente software, inoltre, inserirà, sempre tenendo in considerazione i parametri dell'utente, banner ritenuti idonei al motivo di messaggi pubblicitari o di marketing.


VERSIONE COMPLETA

La firma posta in fondo alla mail (detta anche in calce) è una azione di marketing, un gesto di cortesia e un dovere di compliance. Ma se la analizziamo bene può essere anche un bel risparmio e un elemento di brand awareness.
Insomma un
portentoso attivatore di business con meno di un euro al mese per utente? Si, esattamente.



Image:La firma della tua email può fare molto per la tua azienda.



IL REQUISITO
I messaggi interni all'azienda hanno solo bisogno di una breve signature che citi il mittente. il resto è spreco di banda e spazio disco.
I messaggi che escono dall'azienda hanno la necessità di avere dei contenuti obbligatori e devono essere costruiti con dati corretti ed aggiornati.
Sarebbe bello poter usare la signature come veicolo per informazioni di servizio e/o messaggi di marketing.
Ci sembra fondamentale la corretta adesione all'immagine aziendale.

IL LIMITE.
Se però chiediamo all'utente di mantenere la propria signature allineata con le caratteristiche sopra citate e tenerla aggiornata, istantaneamente su tutti i possibili device che impiega per inviare la mail, troviamo i problemi. Emergono problemi di ogni genere che non stiamo qui ad elencare!



LA SOLUZIONE
  • Un piccolo e poco costoso, umile, ma fondamentale componente informatico posizionato sul server (Microsoft  365, Microsoft Exchange o HCL Domino) che inserisce la signature al momento in cui il messaggio parte, completando al momento dell'invio. Questa scelta semplifica i problema non serve più intervenire sui client cioè su tutti i device (Personal computer, Mac, tablet e smartphone (Android o IOS) e browser,  che l'utente potrebbe usare per inviare la posta!
  • Il nostro completatore di signature preleva i dati aggiornati dalla directory aziendale. Così non abbiamo problemi se un utente ha cambiato uno dei suoi dettagli, ad esempio la carica aziendale. E siamo certi che venga presa correttamente la società del gruppo cui appartiene, la sede, etc.
  • E ancora tra i compiti del completatore c'è la scelta di quali elementi usare in base al fatto che il destinatario sia interno o esterno. Un bel risparmio di banda e spazio.
  • Gli possiamo anche chiedere di fare inserimenti particolari legati a un calendario. Facile esempio: tra le date 7/12/2020 e 6/1/2021 inserire gli auguri di natale, con tanto di immagine (identica per tutti e ridotta nelle dimensioni per il bene della banda o magari una per ciascun giorno del periodo? si, tanto il server la cambia dinamicamente per TUTTI)
  • L'agente di completamento inserisce le informazioni utili su privacy e ogni indicazione utile che l'azienda proprietaria del sistema di posta gradisce inviare.
  • Il nostro umile ma potentissimo softwarino, inserirà anche, sempre considerando i parametri dell'utente, i banner che son ritenuti opportuni per ragioni pubblicitarie o i messaggi di marketing.

FAQ
  • Funziona con questo quel device di composizione del messaggio. Certo, non importa cosa usi per comporre la mail.
  • Funziona con qualsiasi server di posta?  No, al momento copre i sistemi Microsoft exchange ed exchange on line ed HCL Domino, può  lavorare in cloud ed on premise.
  • La signature è uguale per tutti? Assolutamente no, la signature si compone di elementi che possono essere definiti a piacere ed abbinati, dinamicamente, ai singoli mittenti o gruppi di mittenti e/o a condizioni anche sul destinatario.  
  • Quando voglio cambiare la signature devo coinvolgere i miei utenti, NO, proprio qui sta il bello il gestore può cambiare istantaneamente la signature. Tutti i messaggi successivi prenderanno la nuova condizione, senza nessun coinvolgimento degli utenti o intervento sui loro device.
  • Posso preparare un calendario e definire preventivamente le signature per i prossimi eventi? Si è uno dei valori chiave di questo tipo di soluzione.
  • Ho diverse sedi ... Bene, il prodotto prenderà i valori appropriati per ciascun utente.
  • Lo voglio a chi chiederlo? Digiway!
  • E' un elemento di attenzione all'ambiente? Si, se pensiamo al grande numero di messaggi scambiati, ogni byte risparmiato è importante per il pianeta.
  • Aumenta la mia GDPR Compliance? Certo, garantisce che i dati riguardanti i collaboratori che inviano i messaggi siano corretti ed aggiornati e fornisce informazioni veritiere e aggiornate alle controparti.
  • Risparmio spazio disco?  Si. se si sceglie di adottare signature compatte per i messaggi verso utenti interni la riduzione è rilevante.
  • Se lavoro con un sistema e decido di cambiare perdo le licenze? No, se la licenza è del tipo a termine (annuale) è possibile cambiare tra due piattaforme supportate.
  • Posso inserire immagini nella signature? Certo! Con le avvertenze opportune però, per evitare di far crescere il consumo di banda e creare problemi a chi legge i messaggi da smartphone.
  • Posso mettere una unica immagine come signature? Volendo è possibile ma è sconsigliato, perderebbe la modularità che è uno dei vantaggi principali.
  • Questa è una firma digitale? No, quella che viene più correttamente chiamata firma digitale o elettronica ha lo scopo di rendere il nostro scritto un documento informatco firmato digitalmente. Questa ha lo scopo di dare le informazioni utili su mittente ed azienda che rappresenta ed esteticamente ben presentate.
  • Perché è un attivatore di business? L'utilizzo di questo sistema consente di dare un servizio professionale e di ottimo livello al cliente e permette di comunicare informazioni utili o messaggi di marketing permettendo sia azioni di upselling che di crosselling.
  • Rafforza l'Immagine e la brand awareness? Certo la signature oggi svolge a tutto tondo i ruoli che un tempo erano di carta intestata e biglietto da visita, deve quindi comunicare un messaggio estetico affine al brand cui appartiene. In questo modo ne rafforzerà la percezione.


23/1/2021
Vittorio Orefice

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Autore
Vittorio Orefice

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