Com’è la signature valida per la tua posta elettronica?
Innanzitutto distinguiamo la signature, o firma informativa, di cui parleremo qui dalla firma elettronica propriamente detta.
Quest'ultima è l'equivalente informatico della firma autografa nei documenti cartacei ed è uno strumento molto importante nell'ambito della garanzia di autenticità e opponibilità a terzi dei messaggi che ne fanno uso. In Italia purtroppo questo aspetto è coperto dalla PEC.

Qui tratteremo della porzione di testo, ed immagini che ognuno di noi impiega di iniziativa sua o della azienda, alla fine dei messaggi e-mail.
Essa ha lo scopo di informare il destinatario su nominativo dettagli e ruolo aziendale del mittente, nonché, per gli esterni, sui dettagli della società scrivente. Ma come vedremo possiamo ottenere di più dalla firma stessa.
Di queste tratteremo il sottoinsieme aziendale proprio perché molto più complesso di quello dei privati o dei singoli lavoratori in proprio ai quali ci limitiamo a consigliare di leggere ugualmente questo pezzo per prendere spunti.

La signature aziendale deve essere: gestita dall'azienda allo scopo di poterne fare uso appieno. Solo cosi infatti si avrà la garanzia che le parti comuni sono uguali per tutti i mittenti e che le parti descrittive dei mittenti stessi corrispondono alla relata aziendale.

Distinguiamo ora i tre "segmenti" costituenti la signature stessa, come si vede nella figura in basso.

1) Informazioni sul mittente

nome, cognome titolo aziendale e telefono, social cui partecipa. Questa è l'unica da inviare a TUTTI inclusi i colleghi del medesimo dominio di posta.

Così facendo si risparmiano un gigantesco quantitativo di spazio sui dischi e una consistente fetta di costi di stampa laddove è uso stampare la mail.

2) parte disponibile per la comunicazione

qui possono trovare posto i messaggi aziendali è uno spazio a disposizione di Marketing e Comunicazione aziendale per informazioni gestite a calendario o estemporanee, quali partecipazioni ad eventi informazioni su variazioni di disponibilità del servizio clienti etc.

3) Informazioni sulla società mittente equivalenti alla "carta intestata" su cui si redige il messaggio stesso, eventualmente i disclaimer che l'azienda ritiene opportuni.

Questa invece è concepita per dare tutte le necessarie informazioni ai corrispondenti esterni, ha lo stesso ruolo formale della carta intestata.
La compliance con le regole internazionali la vuole completa anche del nominativo del legale rappresentante alla data di invio della mail.
Eventualmente anche l'Header, alcuni preferiscono l'invio della mail il più simile possibile al foglio di carta da lettere. per far questo si può usare l'heder.

I vantaggi di questo approccio sono probabilmente già chiari ma siamo ben volentieri disponibili ad approfondire con chi ci chiederà di farlo ed a declinare la consulenza sul tema nella casistica specifica della società cliente.


Errori da evitare e come evitarli.

Non si devono mettere immagini grosse e pesanti sia per rispettare la banda che per non mettere in difficoltà gli utenti "mobile". Un buon consiglio è testare, sempre, e con un sistema di livello medio basso, le modifiche fatte.

La signature NON deve essere una immagine ma questo dovrebbe essere già ciaro per quanto sopra.

Non esagerare con il peso e la dimensione delle parti di signature, sempre per rispettare l'uso mobile.


La nostra soluzione.

Image:Com’è la signature valida per la tua posta elettronica?

15/10/2017
Vittorio Orefice

Tags :  signature  firma  marketing  email  e-mail  Posta elettronica  errori 

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Vittorio Orefice

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