Signature: le possibilità.
Per "email signature", spesso si dice direttamente "signature", s'intende quel pacchetto di informazioni che molti di noi (ahimè non tutti) collocano al piede della mail. Esso è chiamato anche in molti altri modi e qualcuno lo chiama anche, erroneamente, firma digitale.
Se ne consiglia la gestione centralizzata per i molti motivi che vengono approfonditi qui.
Questo articolo è utile a responsabili ICT, HR e Marketing così come ai vertici delle aziende poiché le riflessioni che contiene producono significativi risparmi di risorse ed aumenti di compliance sia nelle PMI che nelle strutture Enterprise.
Per signature rivolte agli esterni (si può infatti differenziare le mail che rimangono nel dominio da quelle che escono)
Deve contenere alcune informazioni fra cui, sicuramente, nome e ruolo in azienda del mittente e i suo recapiti, gli estremi della società cui appartiene il dominio di mail e eventuali disclaimer formali.
Sui contenuti dovuti possono incidere altre obbligatorietà in settori regolamentati e/o per motivi di compliance. [Sentite i relativi referenti]
In alcuni stati esteri è obbligatorio inserire il nome del legale rappresentante dell'azienda mittente.
Link di risorse aziendali
Può contenere svariati tipi di informazioni la fantasia non ha limiti e abbiamo visto aziende metterci:
Informazioni governate da calendario predefinito
° Informazioni di periodo che vanno dagli auguri per le festività a modifiche temporanee di orario
° Informazioni su iniziative con scadenza, come partecipazioni a fiere, condizioni commerciali speciali
Informazioni estemporanee
° Testi inseriti manualmente [c'è un editor web based]
° Informazioni relative ad operazioni di M&A, sia subite che effettuate
° Variazioni di indirizzo - sedi nuove e/o cessate
Automatismi vari
° Possono essere introdotti valori presi/guidati da tabelle
° ClickToAction [senza esagerare] come, ad esempio, i link del tipo "fissa una riunione col mittente".
*****
Sconsigliamo invece di duplicare in questa parte dati già altrimenti disponibili (come l'indirizzo mail), contenuti multimediali o comunque pesanti. Questi possono facilmente mettere in difficoltà chi legge la mail dallo smartphone. Per le stesse ragioni evitare immagini la cui larghezza incida sulla fruibilità da smarthpone, codice HTML complesso e font potenzialmente non disponibili sui device destinatari.
Gli inviti a non stampare la posta elettronica che sono stati lungamente di moda e che riteniamo, ormai, obsoleti.
Per signature inviate a persone dello stesso dominio.
Di tutto quanto sopra si può tenere buono, praticamente: nome e cognome, cellulare e titolo aziendale del mittente.
In questo modo si risparmia sia "banda" che spazio disco.
6/10/2023
Vittorio Orefice
Tags :
Se ne consiglia la gestione centralizzata per i molti motivi che vengono approfonditi qui.
Questo articolo è utile a responsabili ICT, HR e Marketing così come ai vertici delle aziende poiché le riflessioni che contiene producono significativi risparmi di risorse ed aumenti di compliance sia nelle PMI che nelle strutture Enterprise.
Per signature rivolte agli esterni (si può infatti differenziare le mail che rimangono nel dominio da quelle che escono)
Deve contenere alcune informazioni fra cui, sicuramente, nome e ruolo in azienda del mittente e i suo recapiti, gli estremi della società cui appartiene il dominio di mail e eventuali disclaimer formali.
Sui contenuti dovuti possono incidere altre obbligatorietà in settori regolamentati e/o per motivi di compliance. [Sentite i relativi referenti]
In alcuni stati esteri è obbligatorio inserire il nome del legale rappresentante dell'azienda mittente.
Link di risorse aziendali
Può contenere svariati tipi di informazioni la fantasia non ha limiti e abbiamo visto aziende metterci:
Informazioni governate da calendario predefinito
° Informazioni di periodo che vanno dagli auguri per le festività a modifiche temporanee di orario
° Informazioni su iniziative con scadenza, come partecipazioni a fiere, condizioni commerciali speciali
Informazioni estemporanee
° Testi inseriti manualmente [c'è un editor web based]
° Informazioni relative ad operazioni di M&A, sia subite che effettuate
° Variazioni di indirizzo - sedi nuove e/o cessate
Automatismi vari
° Possono essere introdotti valori presi/guidati da tabelle
° ClickToAction [senza esagerare] come, ad esempio, i link del tipo "fissa una riunione col mittente".
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Sconsigliamo invece di duplicare in questa parte dati già altrimenti disponibili (come l'indirizzo mail), contenuti multimediali o comunque pesanti. Questi possono facilmente mettere in difficoltà chi legge la mail dallo smartphone. Per le stesse ragioni evitare immagini la cui larghezza incida sulla fruibilità da smarthpone, codice HTML complesso e font potenzialmente non disponibili sui device destinatari.
Gli inviti a non stampare la posta elettronica che sono stati lungamente di moda e che riteniamo, ormai, obsoleti.
Per signature inviate a persone dello stesso dominio.
Di tutto quanto sopra si può tenere buono, praticamente: nome e cognome, cellulare e titolo aziendale del mittente.
In questo modo si risparmia sia "banda" che spazio disco.
6/10/2023
Vittorio Orefice
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