La cara vecchia Tutti i Documenti - Parte 1
Qualche giorno fà ho letto sul blog di Mat Newman questo post.
Leggerlo è stato personalmente utile, non tanto per imparare qualcosa di nuovo, ma più che altro per ricordarmi di un qualcosa che dopo tanto tempo è per me scontato e come spesso capita quando si danno le cose per scontate ... poco considerato. E' stato un pò come quando si apre uno scatolone pieno di cose vecchie messe da parte. Il solo vederle ti fa ricordare, ripensare e rivalutare esperienze passate.
L'autore parla della vista Tutti i Documenti (All Documents se si utilizza Notes in inglese), che è funzionalità unica del client di posta Lotus, in quanto basato su un database.
Inviare e ricevere mail alla fine con un tasto lo fanno tutti i client, cosi come con le proprie differenze alla fine tutti consentono di gestire appuntamenti e di segnarsi delle attività da fare. Ma Tutti i Documenti è presente unicamente nel Client Notes e questo a volte crea dei problemi a chi ha esperienza di altri client.
E' tipico infatti che su altri client si faccia largo uso di cartelle, sia per organizzare le mail ricevute che quelle inviate, spostandole, o magari copiandole e poi cancellandole dalla cartella in cui era prima, con le stesse modalità con cui si gestisce un file su disco. Ad esempio se copio un file da una cartella ad un altra ne avrò due copie, se lo sposto invece ne avrò solo una copia accessibile dalla sola cartella di destinazione.
Notes, essendo basato su un database, è diverso. Il documento (la singola mail) all'interno del database è scritto in una sola copia univoca e visualizzabile tramite diverse viste o cartelle. Una rapida e semplice spiegazione della differenza tra viste e cartelle è la seguente: una Vista in Notes non è altro che un elenco di documenti presentati agli utenti in base a delle formule (del codice scritto dai programmatori) con cui viene deciso cosa visulizzare al suo interno, una Cartella è un elenco a cui i documenti vengono aggiunti volontariamente (a mano o creando delle regole) dagli utenti, con l'eccezione della cartella Inbox per la quale è il server che si preoccupa di aggiungerli.
In Notes quindi una mail ricevuta è accessibile e gestibile nella cartella Inbox oppure tramite la vista "Tutti i Documenti".
Cosa succede se dopo aver letto la mail ricevuta la sposto in una cartella personale?  Non la troverò più nella carella Inbox, ma in quella da me scelta. La stessa mail sarà  comunque visibile anche in "Tutti i documenti" (il codice scritto dai programmatori continua a selezionare la mail per farmela visualizzare). Per chi ha esperienze diverse dal Client Notes in un caso del genere il trovarla li dopo che l'ha spostata in una cartella sembrerà un'anomalia e sarà tentato di cancellarla. Anzi molti lo fanno senza porsi dubbi, pensando che sia un inutile doppione. Ma la mail nella cartella e nella Vista Tutti i Documenti sono fisicamente la stessa cosa, semplicemente visualizzata in più "posti", e quindi cancellando la mail da tutti  i documenti la si rimuove completamente dalla propria posta, anche da tutte le cartelle alla quale era stata eventualmente aggiunta.

To be continued ....

5/11/2010
Dario Marradi

Tags :  Lotus Notes 

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Commenti : (1)

1) La cara vecchia Tutti i Documenti - Parte 1
11/11/2010 8:57:55 AM

Caro Dario, credo che gli utilizzatori del client vorranno sapere cosa ne pensi anche della all document dei db di discussione e, magari, anche delle innovazioni del db di discussione 8.5.2 nel suo utilizzo dal browser. Ti sei preso una bella gatta da pelare! ;-) Grazie per questo interessante contributo.

Autore
Dario Marradi

Dario Marradi