La cara vecchia Tutti i Documenti Parte 2
In questo post ho parlato della Vista "Tutti i Documenti", caratteristica unica nel client Notes, cercando di spiegare le differenze tra cartelle e viste, facendo un esempio tipico di un problema che una persona con esperienza di client di posta differenti può avere.
Inoltre ho scritto che leggere il post di Mat Newman: "E' stato un pò come quando si apre uno scatolone pieno di cose vecchie messe da parte. Il solo vederle ti fa ricordare, ripensare e rivalutare esperienze passate."
A cosa mi riferivo?
Io, come immagino facciano in tanti, ho fatto uso delle cartelle per organizzare le mail. In passato.

Oggi le cartelle le utilizzo principalmente per dirottare le mail che non voglio in Inbox, in quanto non necessitano di attenzione immediata (es. le mailing list relative agli aggiornamenti di versioni dei prodotti). Cosi facendo posso concentrarmi sulle mail più importanti, diminuisco il traffico verso il mio cellulare (uso Lotus Traveler) e rendo più rapido l'accesso alla posta quando devo consultarla da un browser.
Quando ho terminato di lavorare su una mail la sposto in una qualche cartella, altrimenti rimane in inbox, finchè non viene "rimossa" dall'archiviazione automatica (o a volte manuale).

Verrebbe da dire che brutto modo di lavorare. E se devi consultare una mail? Non avendola organizzata in un qualche folder cosa fai perdi tempo a ritrovarla in mezzo a tutte le altre?
No. Uso la ricerca full text, altra caratteristica di Notes,  nella vista "Tutti i documenti". L'ho sempre fatto, anche quando utilizzavo di più le cartelle, perchè alcune mail altrimenti le avrei dovute mettere in 10 folder differenti,  oppure quando il tempo passava (magari anni) non mi ricordavo neanche più in quale cartella avessi messo la mail (non sempre ci si ricorda con chi avevi avuto una corrispondenza su un certo argomento), mentre una bella ricerca nella "Tutti i documenti" mi ha sempre risolto i problemi (la vista Tutti i documenti è presente anche negli archivi).
La ricerca Full text a partire dalla versione 8.0 è anche cambiata, oggi, di default, adotta la medesima sintassi dei motori di ricerca facilitando molto soprattutto i neofiti.

Oggi poi non devo neanche attendere l'archiviazione delle mail per "snellire" la mia inbox, a partire dalla 8.5 è stata infatti introdotta su server la funzionalità "Inbox Maintenance". Tale funzionalità rimuove dalla sola inbox le mail più vecchie di un numero di giorni che andrò a specificare (policy amministrativa).
La mail non viene rimossa dalla casella di posta, ma semplicemente tolta dalla cartella Inbox. Dove potrò continuare a consultarla? Nella Tutti i Documenti  :-) ovviamente.
La funzionalità Inbox Maintenance deve essere attivata nel documento server su cui si attestano i database di posta, nel quale si devono specificare i giorni e gli orari in cui eseguirla. Poi è possibile decidere se le regole (solo letti o anche non letti, documenti più vecchi di) con cui eseguirla devono essere applicate a tutti gli utenti o solo ad alcuni gestendoli tramite mail policy.

In altre parole, grazie alle funzionalità di Lotus Notes e Domino, oggi posso concentrarmi solo sulle mail essenziali, una volta terminate le attività ad esse legate non faccio nient'altro che passare a lavorare sulle mail successive. Non devo catalogarle in alcuna maniera perchè ho la full text e neanche dedicarci (perderci?) altro tempo per ripulirmi la inbox per tenere in essa evidenza solo delle più recenti, ci pensa la Inbox Maintenance.
Adesso mi serve solo che qualche strumento me le legga e faccia lui il mio lavoro e sono a posto :-D !!!


16/11/2010
Dario Marradi

Tags :  IBM Notes  E-mail 

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