I messaggi di posta elettronica sono una parte fondamentale delle comunicazioni aziendali. Devono contenere informazioni precise sulla società e sul mittente, conformi alle disposizioni legislative e alle policy aziendali (Codice Civile Art. 2250, GDPR, policy interne, settori regolamentati, ecc.).
L'azienda vuole garantire ai destinatari dati certi e veritieri (compliance) riguardo i propri mittenti, investendo nella cura della brand identity per assicurare un'immagine aziendale omogenea in tutte le comunicazioni.
Il reparto HR sa bene che non può affidare la gestione della firma email ai singoli utenti, in quanto non potrebbe garantire uniformità e precisione, nonchè la correttezza e conformità dei dati pubblicati.
Il team ICT è consapevole dei costi operativi e del rischio di errore associati alla gestione manuale delle firme email in particolare sui device usati in smartworking o remote working.
Il marketing riconosce la firma email come un'opportunità di comunicazione a costo zero. Tuttavia, per valorizzarla al meglio, è essenziale che il sistema possa attuare i cambiamenti in modo simultaneo e rapido, mantenendo coerenza con la brand identity e la corporate image, da ultimo, ma non certo per valore, incrementa la bard awareness.
Inoltre i messaggi devono essere gestiti da un calendario operativo che prescinda dall'intervento manuale.
La consistenza della firma email è, quindi, cruciale davvero per tutti. È necessario un sistema che prescinda dall'eterogeneità dei dispositivi utilizzati dagli utenti per inviare email. Gli utenti, infatti, raramente hanno le competenze o il tempo per gestire la propria firma email su tutti i dispositivi. Inoltre, potrebbero commettere errori o prendere iniziative non coordinate con il resto dell'azienda. Un sistema centralizzato e automatizzato per la gestione delle firme email risolve questi problemi, garantendo coerenza, conformità e facilità di aggiornamento, rafforzando al contempo la brand identity aziendale.
"Ho scelto Crossware per la semplicità delle regole di implementazione, la standardizzazione di molti modelli e le caratteristiche della soluzione centralizzata"
"Crossware ci ha aiutato a standardizzare il tipo di 'biglietto da visita digitale' che, prima, erano davvero una miscellanea di fantasia! "
"Crossware ci ha consentito di gestire e automatizzare le signature di tutto il personale con dati certi e abbiamo scoperto che prima di impiegare questa ottima soluzione rischiavamo anche una sanzione"
"Abbiamo cercato uno strumento semplice ed efficace per allineare la firma delle e-mail in uscita. Abbiamo trovato che lo strumento Crossware era il più utile e flessibile per i nostri scopi. Inoltre era anche economico."
"Finalmente abbiamo smesso di cercare il device che manda le signature sbagliate, ora la signature è la stessa con qualsiasi aggeggio da cui inviamo la mail!".